Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip adalah, arsip-arsip kurang mendapatkan perhatian, sehinggan arsip tidak tersusun sistematis. Jika anda merupakan seorang pimpinan, bagaimana cara anda menangani permasalahan tersebut!
Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip adalah, arsip-arsip kurang mendapatkan perhatian, sehingga arsip tidak tersusun sistematis. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya perhatian pimpinan, kurangnya SDM yang menangani arsip baik dari segi kualitas maupun kuantitas, serta kurangnya lokasi penyimpanan arsip. Jika anda merupakan seorang pimpinan, bagaimana cara anda menangani permasalahan tersebut!
Jawaban:
Sebagai pimpinan, saya berkomitmen untuk mengatasi permasalahan pengelolaan arsip yang tidak tersusun secara sistematis. Hal ini penting untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, akuntabilitas, dan pelestarian sejarah organisasi.
Langkah pertama yang akan saya ambil adalah meningkatkan kesadaran pentingnya arsip. Saya akan mengadakan sosialisasi dan pelatihan kepada seluruh karyawan tentang manfaat arsip bagi organisasi, termasuk dalam pengambilan keputusan dan pelestarian sejarah. Saya juga akan menekankan peran arsip dalam mendukung visi dan misi organisasi.
Selanjutnya, saya akan memperkuat SDM kearsipan dengan melakukan rekrutmen dan pelatihan staf arsip, meningkatkan gaji dan tunjangan mereka, serta memberikan kesempatan pengembangan profesional. Hal ini untuk memastikan staf arsip memiliki kualifikasi dan kompetensi yang dibutuhkan untuk mengelola arsip secara profesional.
Saya juga akan menyediakan infrastruktur yang memadai untuk pengelolaan arsip, seperti ruang penyimpanan arsip yang aman dan terawat, sistem manajemen arsip elektronik, serta peralatan dan perlengkapan arsip yang memadai.
Selain itu, saya akan mengembangkan kebijakan dan prosedur kearsipan yang jelas, mudah dipahami, dan diterapkan. Kebijakan dan prosedur ini akan mencakup semua aspek pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan hingga penyusutan arsip. Saya juga akan melakukan audit dan evaluasi secara berkala untuk memastikan kebijakan dan prosedur kearsipan selalu up-to-date dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Terakhir, saya akan membangun budaya peduli arsip dengan mendorong partisipasi aktif dari seluruh karyawan, memberikan penghargaan atas upaya pengelolaan arsip yang baik, dan menjadikan pengelolaan arsip sebagai bagian integral dari budaya organisasi.