Pengorganisasian dengan Departemenisasi memunculkan staf khusus dan staf pribadi dengan fungsi masing-masing, silahkan anda jabarkan? Selanjutnya silahkan jelaskan cara mengurangi beban atasan dalam pengawasan?

1. Pengorganisasian dengan Departemenisasi memunculkan staf khusus dan staf pribadi dengan fungsi masing-masing, silahkan anda jabarkan?

2. Selanjutnya silahkan jelaskan cara mengurangi beban atasan dalam pengawasan?

Jawaban:

1. Staf Khusus dan Staf Pribadi dalam Departemenisasi

Departemenisasi dalam organisasi melahirkan dua jenis staf penunjang tugas pimpinan, yaitu staf khusus dan staf pribadi. Masing-masing memiliki peran dan karakteristik yang berbeda.

Staf khusus bertugas memberikan saran dan masukan kepada pimpinan terkait bidang keahliannya. Mereka memiliki keahlian khusus dan mendalam, tidak terikat struktur departemen, dan melapor langsung kepada pimpinan. Jumlahnya relatif sedikit dan bekerja secara mandiri tanpa bawahan.

Sementara Staf pribadi membantu pimpinan dalam tugas-tugas administratif dan operasional sehari-hari. Mereka memiliki keahlian umum dan cakap dalam berbagai hal. Staf pribadi terikat struktur departemen, melapor langsung kepada pimpinan, dan jumlahnya lebih banyak dibandingkan staf khusus. Mereka dapat bekerja secara mandiri atau memiliki bawahan.

2. Cara Mengurangi Beban Atasan dalam Pengawasan

Beban pengawasan yang berlebihan pada atasan dapat menghambat kinerja dan efektivitas organisasi. Berikut beberapa cara untuk menguranginya:

• Berikan sebagian tugas kepada bawahan yang kompeten dan terpercaya. Pastikan mereka memahami tugas dan tanggung jawabnya, berikan panduan dan arahan yang memadai, serta lakukan monitoring dan evaluasi kinerja secara berkala.
• Tetapkan prioritas yang jelas untuk setiap tugas dan fokus pada tugas yang paling penting dan mendesak. Hindari mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan yang dapat menurunkan fokus dan kualitas hasil.
• Berikan pelatihan dan pengembangan keahlian kepada karyawan secara berkala. Pastikan mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik. Karyawan yang kompeten dan terampil akan lebih mandiri dan tidak membutuhkan pengawasan yang berlebihan.
• Manfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengotomatiskan beberapa tugas rutin, seperti pengolahan data, komunikasi internal, dan pelaporan. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga atasan, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
• Lakukan evaluasi kinerja karyawan secara berkala untuk mengetahui kemajuan dan kekurangannya. Berikan penghargaan dan insentif kepada karyawan yang berprestasi, serta lakukan pembinaan dan pelatihan untuk karyawan yang masih kurang perform.
• Jalin komunikasi yang terbuka dan transparan dengan bawahan. Berikan arahan dan masukan yang jelas dan konstruktif. Ciptakan suasana kerja yang kondusif dan saling mendukung. Komunikasi yang baik dapat meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan, sehingga mengurangi kebutuhan pengawasan yang berlebihan.